شرح الفاتورة الإلكترونية
هي فاتورة يتم إصدارها وحفظها وتعديلها وإرسالها بصيغة إلكترونية عبر نظام إلكتروني (عَلى سبيل المثال لا الحصر، لا تعتبر الفاتورة المكتوبة بخط اليد والتي يتم تصويرها بماسح ضوئي فاتورة إلكترونية).
تختص الفاتورة الإلكترونية بالفواتير الضريبية التي تُصدر عادةً كمستند تجاري رئيسي لبيان السلع والخدمات المقدمة إلى العميل، ولطلب أو إثبات المبالغ الواجب سدادها مقابل تلك السلع والخدمات.
بما أن الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة ضريبية، فيجب أن تحتوي على جميع متطلبات الفاتورة الضريبية الأساسية
كنت تملك محل تجاري وتخدِم المستهلك النهائي ومِن الملزمين بضريبة القيمة المضافة، ستكون بحاجة لإصدار فواتير إلكترونية عن:
جميع عمليات البيع التي تجريها مَع عملائك وتصدر عَليها فاتورة ضريبية. أي أنك ستُكمِل إصدار فواتير ضريبية كما اعتدت عليه ولكِن بدلًا مِن إصدارها بصيغة ورقية، ستقوم بإصدارها وحفظها بمساعدة نِظام متوافِق مع متطلبات هيئة الزكاة
متطلبات وعناصر الفواتير الضريبية
ليس هناك صيغة محددة يجب تطبيقها عند إصدار الفاتورة الضريبية، ولكن يجب أن تتضمن الفواتير الإلكترونية التي سيتم إصدارها فِي 4 ديسمبر 2021 عَلى بعض المعلومات التي نصت عليها اللائحة التنفيذية للنظام، وهي
- نوع الفاتورة
- الرقم التسلسلي الذي يميز الفاتورة
- رمز الاستجابة السريع (QR Code)
- تاريخ إصدار الفاتورة (YYYY-MM-DD)
- اسم وعنوان التاجِر
- الرقم الضريبي
- وصف السلعة أو الخدمة
- سعر السلعة أو الخدمة
- الكمية المباعة
- إجمالي المبلغ (غير شامل لضريبة القيمة المضافة)
- مبلغ ضريبة القيمة المضافة
- إجمالي قيمة الفاتورة (شامل لضريبة القيمة المضافة)
متطلبات نظام إصدار الفواتير الإلكترونية الذي ستستخدمه
لا تعتبر الفواتير المكتوبة بخط اليد والتي يتم تصويرها فاتورة إلكترونية، ولا الفاتورة التي يتم كتابتها باستخدام برامِج تحرير النصوص، حيث يتطلب استخدام وسيلة إلكترونية تقوم بإصدار الفاتورة ذاتها وحفظها وإرسالها بصيغة إلكترونية
والمقصود مِن وسيلة إلكترونية أي الجهاز أو النظام الإلكتروني الذي يستخدم لإصدار الفواتير الإلكترونية مثل برامِج الكاشير والأنظمة المحاسبية، والذي يشترط أن تلتزم بالحد الأدنى من المتطلبات التالية:
- القدرة على الاتصال بالإنترنت
- قابل للربط مع أنظمة خارجية باستخدام واجهة برمجة التطبيقات (API)
- غير قابل للتلاعب وأن يتضمن آلية تكشف أي تلاعب قد يحدث عَلى النظام من قبل المستخدم أو أي طرف آخر. (anti-tampering).
- الالتزام باشتراطات وضوابط أمن البيانات أو المعلومات أو الأمن السيبراني بالمملكة
متطلبات حفظ السجلات والفواتير الإلكترونية وبياناتها
- يجب على الشخص الخاضع للضريبة حفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية لمدة 6 سنوات على الأقل اعتبارًا من نهاية الفترة الضريبية.
- يجب مسك السجلات وإصدار كافة الفواتير باللغة العربية.
- يجب حفظ السجلات فِي سيرفر يسمح بالوصول إلى تلك السجلات.
- أن يكون الخادم موجودًا في المملكة، ولو كان فِي الخارج أن تتواجد محطة طرفية تسمح له بالوصول إلى كافة البيانات.
- اتخاذ الإجراءات الأمنية التي تمكن فحص البيانات ومنع العبث بها.
- يحق للهيئة مراجعة النظم والبرامج التي يستخدمها الشخص الخاضع للضريبة في إعداد حساباته.
الأسئلة الشائعة - الفاتورة الالكترونية
برنامج المحاسبة البسيط
- برنامج المحاسبة ( البسيط ) يمكن تكييفه ليتماشى مع طبيعة نشاطك.
- برنامج معتمد من الهيئة العامة للزكاة والدخل لحساب ضريبة القيمة المضافة.
- النسخ الأساسية للبرامج مودعة لدى ( مكتبة الملك فهد الوطنية ) لحفظ الحقوق القانونية.
- ضمان سلامة البرنامج والاطلاع على البرنامج قبل اعتماده.
